L'Europe oblige les institutions publiques européennes de pouvoir recevoir les factures des autorités (et des entreprises) en format électronique pour le 17/04/2020. Etant donné que chaque organisation qui doit se conformer à la réglementation en matière des marchés publics est soumise à cette directive, les hôpitaux doivent également accepter et traiter les factures électroniques.

Mais vous ne devez pas considérer la facturation électronique comme une énième obligation. Cette obligation implique principalement de nombreuses opportunités! En préparant votre organisation à recevoir et à envoyer des factures électroniquement, vous pouvez automatiser de grandes parties de votre flux de facturation. De cette façon, vous optimalisez les processus sous-jacents. Vos factures sont traitées plus rapidement, il y a des contrôles de qualité enracinés et vous gagnez beaucoup de temps! En bref: vous réalisez un gain d’efficacité et réduisez les coûts.

Primeur 

L’AZ Turnhout travaille depuis de nombreuses années avec le logiciel de Comptabilité de Infohos Services. Il est désormais le premier hôpital à passer entièrement sur e-invoicing tant pour les factures entrantes que sortantes. 

Pour cela, nous avons travaillé avec Arco. Ils font en sorte à ce que les factures entrantes, quelle que soit la norme du fournisseur, puissent être importées dans le logiciel de Comptabilité de Infohos Services. L’hôpital peut ainsi traiter toutes les factures entrantes, que le fournisseur utilise p.ex. la norme Peppol ou Basware. Du côté des factures sortantes, l’interface Arco fait le mouvement inverse: l’hôpital crée les factures par voie électronique. L’interface Arco permet que la facture soit ‘traduite’ à la norme du destinataire.

"Notre comptabilité doit traiter annuellement 50.000 factures" explique Guy Tormans, directeur administratif et financier de l’AZ Turnhout. "Je n'ai pas à vous dire tout le travail que cela implique. Nous constatons des gains d'efficacité énormes, en particulier dans le domaine des factures entrantes. Nous pouvons traiter automatiquement les factures que nous recevons de par exemple nos fournisseurs de produits pharmaceutiques, ce qui constitue en tant qu’hôpital une grande partie. Nous n’avons pas non plus besoin de tenir compte des différentes normes en vigueur pour créer des factures électroniques. Indépendamment du choix de la norme du fournisseur, Arco et Infohos Services font en sorte que les factures soient lues correctement."

"De plus, la mise en place de ce processus s'est très bien déroulée. Toute l'équipe COMPTA de Infohos Services s'est chargée de la coordination du trajet. Ils accordaient avec Arco et nos collaborateurs. L'impact sur notre propre service informatique de l'hôpital était ainsi minime."

E-invoicing est la première étape

"Mais Infohos Services veut aller plus loin", déclare Tine Blomme, Product Manager Compta. "La prochaine étape de la digitalisation est l'envoi digital des ordres à partir du logiciel Economat et Pharmacie. Ici aussi un trajet test est mis en place avec l’AZ Turnhout. En fin de compte l’objectif ultime est d’avoir un matching automatique entre l’ordre et la facture, ce qui permet d’avoir une proposition de comptabilisation automatique. Cela se fera sur base du standard UBL 2.1. Cependant, ici il est crucial que toutes les parties concernées remplissent les bons de commande et les factures correctement et en détail."

Dans les mois à venir, plusieurs autres hôpitaux opteront également pour l’e-invoicing. Des hôpitaux tels que l'AZ Sint-Jan Brugge-Oostende, l'OPZC Rekem, l'AZ Delta et l'AZ Vesalius Tongeren vont bientôt démarrer.